Se le llama “ordinaria” o de las otras formas mencionadas arriba porque, por lo menos, posee una fecha de emisión (preferible que corresponda con el mismo día de su entrega, excepto por obstáculos insalvables en tiempo, espacio, voluntad humana o evento sobrevenido). Además, de inmediato hay que exponer la identificación del destinatario(a), respetando en el planteamiento las formas que el rigor institucional, protocolo, costumbres o normas impongan, incluyendo la mención de jerarquías, grados, títulos, etc., que posea ese(a) destinatario(a). Luego se entra en materia o texto del desarrollo de la carta, anteponiendo el saludo correspondiente en la primera oración del primer párrafo. No todas las comunicaciones tendrían que presentarse, de entrada, con un saludo. Imagínese una fuerte amonestación escrita, dirigida por un jefe a un subalterno en virtud de este haber incurrido en grave falta; o, de una vez, una comunicación en la que se despide del trabajo al infractor por esa misma falta. La cuestión cambia si se trata de una reducción imprevista o no de personal, texto en el cual más bien el jefe desea agradecerle al destinatario por los servicios prestados y dejar puertas abiertas de cara al restablecimiento de futuras relaciones laborales. En fin, la inclusión del saludo depende de la naturaleza del aspecto que sigue.
El desarrollo del tema principal vendrá a continuación. Como remitente, diga por qué se dirige al destinatario, qué asunto, problema, denuncia, limitación, crítica o buena opinión desea plantearle. Allí pudiera ser necesario entrar en detalles con datos cuantitativos o cualitativos de interés, reforzando con anexos, de ser necesarios. Luego introduce la propuesta, exigencia o solicitud. ¿Qué cosa pides, propones o entregas? En esto debe actuarse de forma explícita. Al final queda la despedida, las más de las veces deseando parabienes en sus funciones al remitente. En otras, no tanto.
