Modelos de cartas de reclamo

El empleo del modelo de carta de reclamo se destina a expresar insatisfacción o inconformidad con respecto a un producto o servicio que no ha cumplido con nuestras expectativas o no se ha ajustado al precio o acuerdo previamente establecido.

Es crucial que las cartas de reclamo sean transparentes, evitando cualquier preámbulo innecesario y yendo directamente al núcleo de la cuestión objeto de la queja. El uso de indirectas y alusiones solo puede generar confusión, ya que el destinatario podría tener dificultades para interpretar lo que se comunica de manera poco clara en la carta. Este esfuerzo podría incluso convertir en descortés lo que originalmente se pretendía expresar de manera cortés.

En caso de duda, es recomendable seguir el consejo que Cervantes puso en boca de Sancho: "En las cortesías, es mejor pecar por exceso que por defecto".

Cuando nuestras expectativas no han sido satisfechas, la única opción, si no queremos abandonar la situación, es presentar una queja por escrito mediante un modelo de carta de reclamo. Esta carta detallará por escrito nuestras quejas y las razones por las cuales consideramos que el producto o servicio no ha cumplido con nuestras expectativas.

Aunque son pocas las personas que se animan a redactar una carta de reclamo, ya que en ocasiones pueden parecer infructuosas, es fundamental reconocer su valor, especialmente para el empresario. Las cartas de reclamo proporcionan información esencial sobre las deficiencias en el servicio, razón por la cual muchos establecimientos siempre tienen disponible un libro de reclamaciones. Al expresar nuestras quejas, contribuimos a señalar áreas de mejora, beneficiando tanto a los consumidores como a los proveedores al fomentar la calidad en el futuro.

Formatos de cartas de reclamo

Ejemplo de carta de reclamo por un producto deficiente

Descubre cómo redactar una carta de reclamo dirigida a una empresa que ha vendido un producto deficiente. Este modelo proporciona una estructura clara para expresar tus preocupaciones y buscar una resolución ante la calidad insatisfactoria del producto.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Estimado NOMBRE_DESTINATARIO:

Me dirijo a usted para informarle que el FECHA, compré un NOMBRE_PRODUCTO con el número de serie NUMERO_SERIE del modelo MODELO_PRODUCTO. Hice esta compra en LUGAR, FECHA, DETALLE_COMPRA.

Lamentablemente, su producto no funcionó bien porque EXPLICACION_PROBLEMA.

Mucho apreciaré que ACCION_SOLICITADA (explique la acción especifica que desea para resolver este problema [devolución del dinero, reparación, etc.]) para resolver este problema. Adjunto copiasde los comprobantes de la transacción [recibos, garantías, cheques de pago, contratos, números de serie y modelo, y cualquier otro documento que tenga en su poder] concernientes a esta compra.

Quedo a la espera de su respuesta y una resolución para mi problema. Esperaré LAPSO antes de buscar asistencia de un tercero. Por favor, establezca contacto conmigo enviando una carta al domicilio indicado anteriormente o llamando a NUMERO_TELEFONO.

Atentamente,

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por maltrato

Accede a un modelo de carta de reclamo diseñado para expresar la insatisfacción por el maltrato sufrido en la atención al cliente. Utiliza esta carta para comunicar de manera efectiva las experiencias negativas y buscar una solución adecuada.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Por medio de la siguiente carta de reclamo, quisiera hacer constar mi insatisfacción con respecto al trato obtenido en su sucursal, por parte del operario NOMBRE que amablemente nos atendió en un principio, hasta que la conversación tomó derroteros más calientes que finalizaron con una  agresión a mi señora esposa.

No hemos realizado ninguna denuncia en la policía y preferimos que este lamentable suceso se arregle por la vía amistosa. Sin embargo le transmito mi más profundo malestar por lo sucedido y le aplazo una reunión con usted y con el señor NOMBRE presente para que arreglemos todo de una forma civilizada.

Sin otro cometido, se despide atentamente,

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por cobro indebido

Modelo de carta para solicitar un reclamo por la realización de un cobro indebido de un servicio o un producto. En esta carta podrás especificar cuál fue el incidente y lo que necesitas para solucionarlo.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Señores, NOMBRE DE LA COMPAÑÍA
 
Me dirijo a ustedes en la oportunidad de realizar un reclamo respecto a una factura del día INDICAR FECHA, la cual se descontó de forma automática de mi cuenta bancaria.

Al revisar el monto de dicha factura, me di cuenta de que tenían que cobrar CANTIDAD CORRECTA, y en su lugar se ha debitado CANTIDAD INCORRECTA, por lo que solicito que se revise este cobro y se me acredite lo que se ha cobrado de más.

Espero pronto puedan solucionar este inconveniente, el número de factura es X.

Se despide,

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por confusión de pedidos

Modelos de carta para realizar un reclamo adecuado en caso de que solicites un pedido y que recibas otro completamente diferente.  A través de este escrito podrás dejar en evidencia y el error y solicitar su corrección.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Señores, NOMBRE DE LA COMPAÑÍA
 
El día de hoy FECHA, me dirijo a ustedes en la oportunidad de hacer de su conocimiento lo que sucedió con el pedido N° DE PEDIDO.

Resulta que el día hoy, solicité un pedido a través de su aplicación/servicio de mensajería, pidiendo que me trajeran NOMBRE DEL PRODUCTO O PEDIDO SOLICITADO. Pero, en su lugar recibí NOMBRE DEL PRODUCTO RECIBIDO.

Esto me hace pensar que quizás hubo una confusión en los pedidos, por lo que solicito que un mensajero venga por él y me traiga el correcto.

Espero su pronta respuesta y solución.

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por mala atención

Modelo de carta para cuando desees realizar un reclamo hacia algún lugar específico por haber asistido y haber recibido un mal trato por parte de los trabajadores de ese sitio, y desees hacérselo notar al dueño.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Señor/a
 
Mi nombre es NOMBRE, y soy cliente constante en su RESTAURANTE/LUGAR, especialmente el que se encuentra ubicado en DIRECCIÓN.

El día de INDICAR FECHA, me dirigí a su local, para pasar un momento agradable, como de costumbre, cuando me topé con uno de sus trabajadores, llamado X, del cual recibí un trato indebido y grosero.

Este chico/a hizo lo siguiente: DESCRIBIR LA MALA ATENCIÓN RECIBIDA/DETALLES DEL INCIDENTE.

Su comportamiento es totalmente inapropiado para tratar a un cliente, por lo que solicito que se tomen cartas en el asunto, para no experimentar nuevamente este momento.

Gracias,

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por recepción de un producto no solicitado

Modelo de carta para realizar un reclamo cuando una empresa o compañía te ha enviado o entregado un producto que no solicitaste. El reclamo tiene como finalidad poder devolver el producto.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Señores,
 
Mi nombre es NOMBRE, y me dirijo a ustedes en esta ocasión ya que deseo hacer de su conocimiento que en el último pedido solicitado N° DE PEDIDO, he recibido un producto extra que no solicité.

Mi pedido inicial constaba de los siguientes productos: MENCIONAR PRODUCTOS Y COSTO. Pero al recibirlo, me di cuenta de que ha llegado algo más NOMBRE DEL PRODUCTO NO SOLICITADO cuyo valor es de X.

Por medio de la presente carta solicito por favor la devolución del dinero de este producto que dejaré en la sucursal de DIRECCIÓN.

Gracias por su atención,

Firma

Ejemplo de carta de reclamo por un mal servicio

Modelos de carta para cuando necesitas realizar un reclamo debido a que has recibido un servicio por parte de una compañía y necesitas demostrar tu descontento al respecto.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Señores NOMBRE DE LA COMPAÑÍA

Me llamo NOMBRE y mi número de servicio es N° DE SERVICIO, y desde hace más de X AÑOS soy cliente de su compañía, y aunque en un principio recibía un servicio de excelente calidad, durante los últimos MESES/AÑOS, he estado presentando problema con su servicio de NOMBRE DE SERVICIO.

La calidad de dicho servicio ha disminuido considerablemente por lo que solicito que se haga una revisión del mismo. Al ser un/a cliente puntual con los pagos, me gustaría poder disfrutar de mi servicio adecuadamente.

Esperando su pronta respuesta, se despide.

Firma

Ejemplo de carta de amonestación por llegar tarde al trabajo

Modelo de carta para realizar una amonestación con motivo de incumplimiento del horario de trabajo, en especial cuando una persona llega constantemente después de la hora de entrada. Es importante acotar en esta carta, que de no cumplir con las normas, habrá consecuencias importantes relacionadas con el puesto de trabajo.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Sr/Sra NOMBRE DEL TRABAJADOR

De parte del departamento de Recursos Humanos le hacemos llegar un cordial saludo. El presente documento tiene como finalidad hacer de su conocimiento que estamos conscientes de que no ha cumplido con su horario de entrada durante los últimos X días.

Aunque ya se le ha llamado la atención de forma verbal, sigue reincidiendo en esta falta, por lo que se procede a realizar una amonestación escrita. Recuerde que el horario de trabajo es de X hora a X hora, justo lo que señala en el contrato que firmó con nosotros el día FECHA.

Exigimos que cumpla con su horario laboral y no incurra en este tipo de faltas.

Firma

Ejemplo de carta de amonestación por faltas injustificadas

Modelo de carta para realizar una manifestación a un trabajador que falte uno o varios días al trabajo, sin avisarle a su superior inmediato los motivos de su ausencia, y que además no conteste las llamadas de la empresa o presente un justificativo por escrito. Se debe recordar que es importante informar por qué no pudo asistir a su puesto de trabajo durante su horario laboral.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Estimado/a, sr/a NOMBRE

Nosotros, el departamento de Recursos Humanos, nos dirigimos a usted el día de hoy FECHA, para hacer de su conocimiento que estamos presentando esta amonestación escrita debido a que ha cometido una falta.

El día FECHA DE LA INASISTENCIA debía presentarse al cumplimiento de sus funciones, sin embargo, no estuvo presente.

Durante el transcurso del día, en ningún momento comunicó el motivo de su ausencia a su supervisor inmediato o al departamento de recursos humanos.

Le recomendamos no repetir una situación similar, ya que puede traer consecuencias incómodas para usted. 

Por favor firme que ha recibido y comprendido lo contenido en esta carta.

Firma

Ejemplo de carta de amonestación por darle acceso a la oficina a desconocidos

Modelo de carta de amonestación en el caso de que un trabajador permita que una persona ajena a la empresa te ha acceso a esta, y además que permanezca en su oficina durante o después del horario laboral. Está podría ser una violación a la seguridad de sus compañeros y demás trabajadores de la empresa para la que trabaja.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Sr/a NOMBRE DEL TRABAJADOR

El departamento de recursos humanos ha decidido comunicarse con usted el día de hoy FECHA, para informarle que debe velar por el cumplimiento de las normas de la empresa.

El día FECHA DE LA FALTA, se pudo conocer que le dio acceso a una persona ajena a la compañía, sin permiso de sus superiores. Además de esto, la persona permaneció durante todo el día en su oficina, motivo por el cual no pudo terminar sus actividades del día.

Le agradecemos que un incidente como este no vuelva a suceder, ya que tendrá consecuencias negativas sobre su relación laboral con nosotros. 

Confiamos en que no sucederá de nuevo.

Firma

Ejemplo de carta de amonestación por uso indebido de los equipos de trabajo

Modelo de carta de amonestación para las personas que, por diversos motivos, le han dado un uso personal a los instrumentos de trabajo que les brinda la compañía. Esta carta deja en evidencia de que la compañía está al tanto de que sus equipos no solo se usan para cumplir con funciones de trabajo, sino también con otros fines.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Sr/sra NOMBRE DEL AMONESTADO

Me dirijo a usted en nombre del departamento de Recursos Humanos y también de los superiores inmediatos de su departamento, para hacerle llegar esta amonestación.

El motivo de este llamado de atención es que hemos notado que les ha dado un uso incorrecto a los equipos de trabajo, especialmente a su ordenador, el cual usa para mirar series o películas.

Le agradecemos que se limite a cumplir las funciones de su cargo y que no use el equipo con fines personales, ya que de lo contrario se decomisarán.

Esperamos que esta situación no se repita.

Firma

Ejemplo de carta de amonestación por no mantenerse en su puesto de trabajo

Modelo de carta para amonestar a los trabajadores que no se mantienen, durante sus horas laborales, en su puesto de trabajo o cumpliendo con las funciones que se le han asignado, y en cambio se dedican a caminar por todos los departamentos y los pasillos de las diversas oficinas, distrayendo al resto del personal que labora en la institución.

19 Marzo, 2024

Remitente

Destinatario

Estimado/a NOMBRE COMPLETO DEL AMONESTADO/A

Reciba un cordial saludo. La presente es para informarle que esta es su primera amonestación escrita debido a que, luego de los llamados de atención verbales, sigue incurriendo en faltas.

Es de nuestro conocimiento que durante las horas laborables usted abandona el departamento de DEPARTAMENTO AL CUAL PERTENECE EL AMONESTADO, y se dedica a recorrer el resto de las oficinas, dejando su puesto de trabajo en total abandono.

Además de esto, entorpece el trabajo de sus otros compañeros de la institución, los cuales sí se mantienen en sus puestos de trabajo.

Le agradecemos no incurrir nuevamente en esta falta.

Firma

Consejos para redactar una carta de reclamo

Redactar una carta de reclamo efectiva es crucial para comunicar de manera clara y constructiva tus preocupaciones sobre un producto o servicio. Aquí tienes algunos consejos para redactar una carta de reclamo de manera efectiva:

Mantén la calma

Es importante escribir la carta en un tono respetuoso y calmado, evitando expresiones emocionales excesivas.

Datos precisos

Proporciona información detallada sobre el producto o servicio en cuestión, incluyendo números de referencia, fechas y nombres de las personas involucradas, si es posible.

Fecha y lugar

Incluye la fecha y el lugar donde ocurrió el problema para contextualizar la situación.

Encabezado claro

Utiliza un encabezado claro que indique que se trata de una carta de reclamo, para que el destinatario comprenda el propósito de la comunicación de inmediato.

Destinatario específico

Dirige la carta al departamento o persona específica encargada de manejar reclamos para aumentar la probabilidad de una respuesta efectiva.

Brevedad y claridad

Sé claro y conciso en la exposición de tu reclamo. Evita divagar o agregar información innecesaria.

Secuencia lógica

Organiza tu carta de manera lógica, comenzando con una introducción que explique brevemente el motivo de tu reclamo, seguido por detalles específicos y, finalmente, una conclusión que destaque tus expectativas.

Documenta el problema

Adjunta cualquier evidencia que respalde tu reclamo, como fotografías, recibos, números de serie, etc.

Tonificación positiva

Aunque estés expresando una queja, intenta mantener un tono positivo. Enfócate en la resolución del problema más que en asignar culpa.

Proporciona soluciones sugeridas

Ofrece sugerencias constructivas para resolver el problema. Esto muestra tu disposición a colaborar para encontrar una solución.

Solicita una acción específica

Indica claramente qué acción esperas que tome el destinatario para resolver la situación.

Revisión cuidadosa

Revise la carta en busca de errores gramaticales o de redacción antes de enviarla para asegurar la profesionalidad del documento.

Fecha límite

Si es pertinente, establece una fecha límite razonable para recibir una respuesta o solución al problema.

Cierre cortés

Concluye la carta agradeciendo al destinatario por su atención y expresando tu esperanza de una pronta resolución.

Dependiendo del caso, elige el método de envío que sea más efectivo y asegúrate de conservar una copia de la carta y los documentos adjuntos. Siguiendo estos consejos, podrás redactar una carta de reclamo efectiva que aumente las posibilidades de una respuesta positiva y una pronta solución a tu problema.

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