¿Cuándo debemos enviar una carta de agradecimiento?
Las razones para redactar y enviar una carta de agradecimiento pueden ser muchas. Estas razones pueden ser institucionales o personales. Vamos a ver algunos ejemplos de cada una. Si una institución o una empresa ha recibido un favor por parte de otra empresa se hace necesario responder a esa atención a través de una carta de agradecimiento. Cuando nuestra compañía es invitada a participar de algún acontecimiento y por algún motivo no podemos concurrir, se estila enviar una carta de agradecimiento que a la vez servirá como disculpa por no poder asistir. En el caso de los agradecimientos personales, por ejemplo, en algunos países, luego de una boda, el flamante matrimonio suele agradecer a todos los invitados, mediante una carta, el haber participado. Es decir, casi con seguridad, podemos afirmar que los motivos para expresar nuestro agradecimiento por medio de una carta, son infinitos.
No queremos dejar de señalar otro aspecto de importancia. Si un trabajador de una empresa, por alguna acción destacada, recibe una carta de agradecimiento de la empresa donde se desempeña, esto no sólo implica una gratificación personal, esa carta podrá pasar perfectamente, a engrasar el curriculm de ese trabajador. Observen ustedes la importancia que puede llegar a tener.
¿Cómo preparar nuestra carta de agradecimiento?
Existen varios aspectos a tener en cuenta a la hora de redactar una carta de agradecimiento. Aspectos que van más allá del texto. Por ejemplo, lo primero que tenemos que definir es si la carta la vamos a confeccionar a mano o en computadora. Este no es un detalle menor, una carta redactada de puño y letra adquiere una forma personal extraordinaria, pero claro, esto está condicionado a la buena o mala caligrafía que posea la persona encargada de redactar la carta de agradecimiento. Si tu caligrafía es buena, nuestra recomendación es que redactes la carta de agradecimiento a mano, si puedes, usa una lapicera en lugar de un bolígrafo y, por supuesto, siempre tinta negra o azul. Claro que, si tu caligrafía no es buena, una mala letra puede ocasionar que tu carta de agradecimiento sea un fiasco y no logre cumplir su cometido, en ese caso, siéntate frente a tu ordenador y disponte a escribir. Utiliza fuentes corrientes como Arial o Times New Roman. Elige un cuerpo de fuente adecuado y que no sea muy pequeño, recuerda que las cartas de agradecimiento suelen poco extensas y si la letra es pequeña, el texto quedará perdido en tu hoja.
Vamos ahora a ver el papel que vamos a usar para nuestra carta de agradecimiento. La calidad del papel juega un rol fundamental en una carta de agradecimiento. Existen, en la mayoría de las librerías o papelerías, una enorme variedad de papeles de calidad, en tonalidades muy atractivas que pueden darle a nuestra carta un toque de originalidad importante. Existen, hoy en el mercado, muchos tipos de papel elegante que son aptos para impresoras. Un papel bien elegido le da a tu carta una elegancia envidiable. No olvides, al elegir el papel, el sobre en donde irá tu carta y que debe estar en sintonía con la calidad de papel que has seleccionado. Si la carta de agradecimiento es en nombre de una empresa o institución, y estás eligiendo un papel especial, recuerda incorporar en el diseño de la carta el logo de la empresa.
El texto de la carta de agradecimiento, debe ser relajado, sin rebusques en su redacción. Su tono debe ser afable y por más que se trate de una carta de una institución a otra, el estilo simple y ameno debe mantenerse. Una carta de agradecimiento pude definir el estilo de una persona o institución. Piensa que hay empresas que tienen áreas destinadas exclusivamente a la comunicación institucional, lo que te da una dimensión del efecto que puede producir una carta correctamente redactada.
Puedes encontrar diversos modelos de agradecimiento, pero estos sólo deben servirte como guía. Lo importante de una carta de agradecimiento es el toque personal que puedas darle a ella.
Por último, si está dentro de las posibilidades, un detalle distintivo es que la entrega de la carta de agradecimiento se haga de manera personal, en mano, a su destinatario. Para ello puedes usar un servicio de mensajería contratado para tales efectos.
Con estos pequeños consejos hemos querido facilitarte la tarea de cómo redactar una carta de agradecimiento y cómo darle un toque original que le aporte a esta correspondencia un valor agregado distintivo y elegante. Podemos asegurarte que es una carta que disfrutarás mucho de redactar.
