Si una carta es enviada desde cualquier empresa o institución pública o privada, informando datos imprescindibles para generar gestiones posteriores por parte del destinatario, referidas a la adquisición de equipos o materiales de naturaleza diversa, al pago de nóminas u otros trámites semejantes que deban implicar el aporte de datos cualitativos o cuantitativos precisos, y en su texto ocurre la entrega de alguna información incorrecta, o faltó incluir alguna, no habrá otra opción distinta para salvar la formalidad del caso que elaborar un “oficio sustitutivo”. ¿Qué es esto? Pues con la numeración correspondiente (diferente al oficio original causante de la sustitución) y con fecha actualizada, se elabora una carta repitiendo casi todo el mensaje anterior, solo que incluyendo en este segundo caso los datos corregidos o no incorporados (omisiones) en la primera comunicación. Debe agregarse en esta nueva versión una nota de pie de página o “postdata” (PD) advirtiendo, de forma breve, lo siguiente: “PD: este oficio sustituye a la comunicación N.º…, de fecha …”. ¡Y San se Acabó! Las más de las veces, los errores del primer oficio son percibidos antes por el destinatario; en otras alcanza el tiempo y hasta la casualidad para que el propio remitente los constate, procediendo a la sustitución sin que aquel se lo advierta.
La “dinámica” mencionada al principio más que todo se relaciona con el volumen del trabajo en oficina, generador de cierta premura, causa de la carta sustitutiva. Esta, necesaria para corregir y darle continuidad a cualquier trámite administrativo, debemos reconocerla como una pérdida de tiempo, recursos materiales y económicos. Al fin y al cabo, parte del salario cancelado por el día de trabajo, el papel adquirido, la impresión, la corriente eléctrica, el desplazamiento entre remitente y destinatario en par de ocasiones… todo eso costó dinero a la empresa o institución.
