Recomendaciones para escribir una carta formal

Recomendaciones para escribir una carta formal

¿Qué es una carta formal?

La carta formal es aquella forma de comunicación entre dos personas que no se conocen, entre dos empresas, entre instituciones diversas y que, para esta comunicación utilizan ciertas oraciones y frases más o menos pre establecidas, además del objetivo que persigue la carta.

La carta formal cumple diversos fines, por ello su redacción debe ser acorde al fin que persigue. Una carta formal puede ser la recomendación de alguien para ocupar un puesto en una empresa, pero también puede ser el reclamo de una deuda impaga, evidentemente la forma en que, cada una de ellas esté redactada no puede ser igual.

Cuando encaramos la redacción de cartas formales debemos tener en claro que buscamos con ella, quién es el destinatario de la misma, cuáles son los riesgos que se corren si la carta no es correctamente interpretada. Todo eso debemos respondernos antes de redactar una carta formal.

Si tenemos que hacer una somera descripción de las partes que conforman una carta formal, podemos decir que son los siguientes: el lugar y la fecha de emisión de la carta. Luego un bloque con todos los datos del destinatario. La referencia – este espacio puede o no estar en nuestra carta – que no debe ocupar más de un renglón. El bloque principal de la carta, donde colocamos todo lo que queremos decir y, por último, la firma con todos los datos del remitente de la carta.

Acerca del destinatario

Un detalle que no debemos descuidar es la correcta colocación del destinatario. Cuando la carta formal es entre personas, este detalle no es tan complicado, pero en una carta entre empresas es importante que además de colocar a la empresa a la cual nos estamos dirigiendo, la carta esté dirigida a un funcionario o gerente en particular y en el bloque del destinatario colocaremos el nombre y el cargo, además de la empresa. Esto nos va a asegurar que la correspondencia llegue a manos de quien nos interesa.

Las cartas que no están dirigidas a una persona en particular, adquieren un carácter totalmente impersonal y desmotivan cualquier lectura. Si uno recibe una carta dirigida a “Señor gerente de Recursos Humanos o a quien corresponda” rápidamente sabremos que es una carta estándar y que no está dirigida específicamente a nosotros, por lo tanto, posiblemente pase a integrar el lote de la correspondencia que leeremos más tarde.

Sobre la referencia

En la redacción de cartas formales, suele haber un espacio destinado a la referencia. Este espacio, que puede obviarse en una carta formal, tiene por objetivo, en un renglón, introducir al destinatario en el tema que vamos a abordar en la carta. Por ejemplo, Re.: su retaso en el pago del crédito N° xxxx/zz. Con esta referencia le estamos diciendo al destinatario de la carta que la misma es para recordarle que existen incumplimiento en el pago de un crédito.

La referencia, además de servir para introducir en el tema al destinatario, en el caso de las empresas, permite con su sola lectura determinar a qué área específicamente debe direccionarse la carta para su mejor atención.

El contenido de la carta formal

Pasemos ahora, al contenido de nuestra carta. En él desarrollaremos los fines de la carta, los argumentos y todo lo que deseamos transmitirle al destinatario de la misma. En todos los casos se usarán giros de cortesía y descartaremos cualquier alusión de trato personal – y esto es independiente del nivel de relación que tengamos con el destinatario – Aunque la carta tenga como objetivo reclamar pagos adeudados o incumplimientos de algún tipo, la misma nunca debe perder la corrección y el buen trato.

La carta formal debe, en su contenido, volcar la mayor cantidad de información precisa de manera que el destinatario sepa fehacientemente de qué se está hablando en la correspondencia.

Al final de nuestro texto saludaremos cordialmente, sin importar el objetivo de la carta.

Si nuestra carta formal va ser entregada de forma personal o por medio del servicio postal, recomendamos firmar la misma de puño y letra y debajo todos nuestros datos de contacto, sobre todo si escribimos en nombre de una empresa o institución. La firma no será necesaria si la carta seguirá un rumbo digital, correo electrónico u otro medio. Aunque, hoy existen firmas digitales para ser incorporadas a la correspondencia electrónica.

Estas recomendaciones buscan que tu redacción de cartas formales, se adapte a las convenciones del mundo de la correspondencia. Posiblemente dentro de un tiempo, estas convenciones se modifiquen, pero por ahora hemos querido hacer un aporte de lo que actualmente son requerimientos necesarios a la hora de redactar una carta formal.