“Trátese un asunto en cada oficio”

La posibilidad de aceptar una variedad temática en las cartas dificultaría o “enredaría” la posterior ubicación en archivo de las copias de estas que han sido emitidas desde la respectiva oficina o de las misivas originales recibidas. De esta forma se pretende facilitar la búsqueda, tanto en el futuro inmediato como a mediano y largo plazos, de cualquier copia de cartas enviadas o recibidas en oficina, pero a partir del tema tratado en ellas y no tanto por su numeración o código de identidad. Claro, en ambos casos la fecha de emisión constituye, en sí, un dato que siempre el personal de secretaría debe tener a mano o aportar en aras de agilizar la ubicación en archivo de alguna carta.

            Este método puede tener limitaciones. Hoy resulta menos costoso y más fácil emitir de cartas vía Web. Si tratan un (1) tema o asunto o si muchos, no sería ningún inconveniente porque, de por medio, priva el ahorro del papel, la impresión y el traslado de la mensajería. Sin embargo, siendo este un terreno en el cual avanza la humanidad, aún no resulta exclusivo en todos los ambientes de trabajo y lejos está de serlo. La otra opción no es distinta a la impresión física de las cartas, lo que, por ahorro del material y de espacios en papel, ha provocado la emisión de comunicaciones en las cuales el remitente procede a “matar dos (o más) pájaros con una piedra”, tratando en una misma carta cualquier cantidad de aspectos que, por vía estándar, solo tendrían cabida y aceptación en oficios separados. He allí una limitación del “trátese un (1) asunto en cada oficio”, instrucción u orden que hoy depende del contexto en el cual se trabaje: condiciones materiales o estilos y maneras de hacer las cosas en oficina.