Comencemos por el segundo caso. No son muchas las personas (naturales) que, en la perspectiva de organizar las cosas de sus vidas (en los ámbitos personal, laboral, académico, económico, etc.), optan por imprimirle a sus cartas algún código que ayude luego a ubicarlas, organizarlas y recuperarlas, de forma conveniente, en archivos físicos o digitales. Pero existen quienes lo hacen, y esto resulta en una experiencia placentera por aquello de ser meticuloso y saber, casi siempre, dónde están puestas las cosas personales. Sin embargo, lo más frecuente, y hasta obligatorio a la luz de la archivología, es encontrar aquel código en cuanta misiva provenga de alguna institución pública o privada, sobre todo en los casos de las más afamadas en sus regiones, países o a nivel mundial.
Con frecuencia, el referido código es alfanumérico (combinación coherente de letras con números), aspecto que facilita, en cierto orden ascendente o descendente, y de acuerdo con la fecha de emisión de cada carta, la respectiva organización de una copia del mensaje en el archivo correspondiente. Por ejemplo, una resolución emanada del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas pudiera estar numerada de la forma siguiente: CSONU-080-020321, significando esto que se trata de la misiva número ochenta (la 080), emanada de ese organismo el día 2 de marzo del año 2021. Como en los casos del número del Documento Nacional de Identidad (DNI) asignado en su país a un individuo, o del número de un pasaporte, el código o numeración de una carta no puede repetirse en otra siguiente o anterior (no el mismo año), lo que arrojaría dudas en la organización del archivo y pudiera ser que hasta en el contenido de la comunicación. Para el conocimiento de remitente y destinatario, el número de oficio se inserta bajo la fecha de emisión del mismo.
