Estas pueden mostrar la estructura de las primeras, pero van acompañadas, de manera tan obligatoria como ya tradicional, de un conjunto de elementos que, de forma y fondo, las distinguen de lo que solo puede ser identificado como una misiva ordinaria. La carta institucional no solo está fechada, muestra un destinatario y, ni modo, culmina con la identificación de un remitente (aunque este ya asoma cierta identidad por adelantado al enviar un oficio que, de entrada, muestra símbolo y membrete del organismo que la envía), además del saludo inicial, después un texto que desarrolla el mensaje principal del oficio y luego una despedida, sino que la sistematicidad u organización que las sociedades le dan hoy al trabajo en oficina obliga a la codificación (numeración) de cada comunicación, a sellarla y entregarla en original (para el principal destinatario-a) y copias (para terceros-as destinatarios-as con interés directo en el tema tratado en la carta, más alguna copia adicional cuyo destino es el seguimiento posterior del asunto por parte del-la remitente y, en definitiva, el archivo).
Como se observa, la institución (empresa u organismo público o privado), le otorga mayor relevancia a las comunicaciones que recibe y envía, ejerciendo sobre ellas un control más diversificado y detallado. Si alguna omisión se comete con estos detalles adicionales, los cuales distinguen un tipo de correspondencia del otro, es que, por ejemplo, en alguna carta institucional su remitente olvidó, alguna vez, insertar la numeración respectiva y, menos frecuente aún, referirse a la fecha de emisión. Si el destinatario debe acusar recibo, tendrá que recordarle al remitente que se enteró de “...su comunicación s/f y s/n [sin fecha y sin número] recibida en este despacho [u oficina] el día ‘x’…”. Tal vez un “piadoso llamado de atención” para que guarde mayor cuidado en el trabajo de oficina.
