La formalidad con el membrete y destinatario de una carta

Difícil calificar una carta como algo “informal”, así exprese solo el saludo de un ser humano ante otro. Dejar ese gesto escrito es ser formal y punto. Si hablamos de instituciones o empresas públicas o privadas, pues con más razón.
La formalidad con el membrete y destinatario de una carta

En este caso, la tradición y los tiempos actuales impusieron formas que será cuesta arriba suprimir. Por referirnos a dos de ellas, toda carta emanada de un organismo está encabezada por el membrete del mismo y luego por los datos relevantes del destinatario. Advertimos que entre ambos elementos debe insertarse la fecha de emisión del oficio y su correspondiente numeración.

            El más sencillo membrete debería insertarse en letras mayúsculas, identificando allí el nombre oficial de la empresa o institución remitente de la carta. Al principio solo fue así. Luego se agregaron otros aspectos, buscando profundizar en la identificación del remitente o por exigencias normativas, tales como la dirección exacta de este, teléfonos, fax, e-mail, RIF, NIF y redes sociales, elementos estos que, en muchos casos, han sido reubicados como partes del membrete de la carta, pero al pie de página de esta. Hoy casi no existen membretes que no incluyan símbolos, emblemas, lemas o detalles similares que, de forma oficial, forman parte del mismo, identificando ante la sociedad a una empresa o institución. Ah, una carta no membretada puede anular su contenido, aun siendo firmada por el representante de cualquier organismo.

            Hablar del destinatario resultaría perogrullesco, pero existen detalles que algunos saltan “a la torera”, omisiones que deslucen la carta… también a quien la remite y al organismo que representa. Es general y normativo dirigirse, ante todo y en orden descendente, al “Ciudadano(a)”; de inmediato citar su nombre, por lo menos el primero de ellos junto al primer apellido; luego el cargo, posición, responsabilidad, jerarquía o grado ostentado que resulte de interés para el remitente y, además, esté vinculado con la naturaleza de la carta enviada. Si el destinatario se ubica en máximas jerarquías (ministerios, rectorados, gobernaciones, altas gerencias o similares), debe finalizarse este mensaje con la frase “Su Despacho”.

Ayúdanos compartiendo este artículo o dejando tu comentario.