¿Cuándo redactamos una carta de solicitud de pago?
Las cartas que hacen mención a la solicitud de cancelación de una obligación monetaria, reconocen etapas, por llamarlas de alguna manera.
Determinadas empresas o instituciones financieras tienen la costumbre de remitirles a sus clientes, previo al vencimiento, una carta de cobro, en la cual recuerda a su cliente que una obligación está cercana, en el tiempo, a vencer.
En este tipo de cartas, es importante el tono a utilizar en la redacción. Este tono debe ser afable, amistoso y, tratando de dejar bien en claro que la carta de cobro no cumple ningún rol de presión, simplemente, colaborar con el cliente en el recordatorio de la obligación. Generalmente, estas cartas son originadas en el área de administración o ventas de una empresa.
Otro caso diferente, es aquel donde nos vemos en la obligación de enviar una carta de pago de deuda. En estos casos, las obligaciones se han vencido y con la carta se pretende el inmediato cumplimiento de esa obligación. Esta carta, puede estar redactada por las diferentes áreas legales de la empresa reclamante, en ese caso ellos le darán el énfasis que consideren apropiado. Pero en el caso que tú debas redactar una carta de pago de deuda, sin la intervención de las áreas jurídicas, es importante que tengas en cuenta que el texto debe mantener cierto equilibrio entre la firmeza en el reclamo y la delicadeza para evitar perder un cliente.
Un aspecto importante en todas las cartas comerciales en las cuales solicitamos un pago, es que siempre deben contener datos precisos de lo que se está reclamando. El importe, la fecha en que venció o vencerá esa acreencia, la documentación que respalda el reclamo – facturas, pagarés, notas de débito, etc. – todo esto a los fines de dejar la debida constancia de la corrección de nuestro reclamo.
Una carta de solicitud de pago, involucra, siempre, una relación comercial y una redacción equivocada puede provocar una grieta entre tu empresa y aquella a la que le envías la carta de cobro. Ten en cuenta que muchas veces pueden existir errores administrativos en tu propia contabilidad y el pago ya se haya efectuado, por eso es fundamental que en el texto des a entender que, si tu cliente ya ha abonado lo que le estás reclamando, lo invites a comunicarse contigo o con el área correspondiente para aclarar la situación. ¿Qué te queremos señalar con esto? simplemente que abandones cualquier espíritu de ultimátum en el cuerpo de la carta.
Es probable que si buceas en la web encuentres algún ejemplo de solicitud de pago de deudas, pero no siempre es bueno ceñirse a los esquemas, tu carta de cobro debe contener un texto que sea acorde a la relación que mantienes con tu cliente. Si ese cliente es importante, quieres ampliar las relaciones comerciales que ya tienes con él, el cuerpo de la carta de pago de deuda debe ser muy cuidado, lógicamente, sin perder de vista que estás reclamando que te paguen.
Agotando las instancias previas
Muchas veces es conveniente, antes de enviar una carta de cobro, hacer una pequeña llamada telefónica con nuestro contacto en la empresa a la cual le estamos reclamando. Es probable que, de esta manera, nos evitemos la redacción de una carta que, siempre, genera ciertas incomodidades.
De mismo modo te sugerimos que antes de enviar la carta, agostes todos los medios para determinar que no existen errores en tus registros respecto a lo que vas a reclamar mediante la carta de pago de deuda.
Otra instancia intermedia tiene que ver con los siguiente. Algunas empresas de envergadura, y si tu trabajas en una de ellas, tienen un área comercial que es la encargada de todas las relaciones con los distintos clientes. Habla con el comercial a cargo de la cuenta, coméntale la situación y analicen juntos si hay otras opciones antes de recurrir a hacer un reclamo por escrito.
Si todas las instancias previas al recurso de una carta de cobro han sido agotadas, nuevamente, una vez elaborado el texto de la carta de cobro, siéntate con el responsable de la cuenta para que ambos estén de acuerdo en el tenor de la carta que se va a enviar – puedes remitir previamente un ejemplo de una carta de solicitud de pago. Con esta sinergia entre las distintas áreas de tu empresa se evitará una carta que pueda resultar extemporánea y un conflicto interno dentro de tu misma empresa.
Con estos pequeños consejos hemos querido abordar un tema delicado: la carta de pago de deuda, y lo hemos hecho saliendo del ángulo estrictamente formal de la documentación comercial, para encararlo desde un punto de vista proactivo que facilite tu accionar como cuadro de una empresa. Esperamos que te haya sido de utilidad.
