Una de las mejores formas de agradecer a tus donantes su aporte, es a través de cartas de agradecimiento, las cuales gracias a la tecnología hoy bien pueden enviarse vía email. Para que esta carta tenga el impacto esperado en tus donantes, te damos algunos consejos:
Agradece lo antes posible
Mientras más rápido actúes, mayor será el impacto. Una vez se haga el aporte, empieza a establecer una comunicación con el donante y demuéstrale tu gratitud. Lo mejor es que lo hagas enviando una carta de agradecimiento por su compromiso con la causa.
Trata de no tardarte tanto en hacerlo, lo recomendable es que lo hagas dentro de las 48 horas luego de recibir el donativo. Si lo haces después, corres el riesgo de no lograr el impacto esperado o incluso que el donante no le dé, a la carta, la importancia que se quiere.
Siempre demuestra respeto
Es posible crear una carta de agradecimiento cercana pero siempre con respeto. Para eso cuida mucho el lenguaje que utilizas. Evita hacer chistes o eufemismos de mal gusto. Es común que, buscando una forma distinta de agradecer se apliquen estrategias que, lejos de ser bien recibidas por el donante tengan el efecto contrario.
Recuerda que al final se trata de una transacción dónde hay dinero involucrado, por lo tanto, siempre se debe manejar con mucho cuidado, evitando que el donante se sienta sólo utilizado para conseguir un fin.
Sé sincero e inspira a otras personas a donar
No te limites a sólo dar las gracias. Puedes redactar un escrito cercano, que te ayude no sólo a agradecer sino también a inspirar. Eso sí, no exageres. Es normal que, en el afán de mantener motivado al donante se tienda a adular demás, eso hace que el discurso se sienta poco honesto.
Entonces, trata de incluir en la carta frases como: “Sin ti no hubiéramos podido lograrlo” “Tu donativo marcará la diferencia” “Gracias por impactar positivamente a las personas”. Como ves son frases cercanas, que impactan pero que no suenan aduladoras.
Explica en la carta qué se hará con el donativo
Cuando se trata de dinero, es necesario dejar siempre clara las intenciones y objetivos que pretenden alcanzarse con el aporte. Eso le da confianza a quien aporta de adónde va su dinero. Por eso, es bueno que en la carta aclares en qué se usará el donativo recibido.
Deja claro el impacto positivo y la ayuda que representa cada donativo a la causa, además exprésale cuáles son los planes y objetivos que deseas cumplir en el futuro, así se sentirá involucrado y que es tomado en cuenta. Resalta siempre que, independientemente del monto de su aporte, es valioso el esfuerzo y que estas agradecido por lo que puede lograrse con eso.
Algunas frases que pueden impactar son:
“Estos 5$ contribuirán a la educación de un niño de bajos recursos”, “Tu generoso aporte de 100$ servirán para llevar agua potable a más de 10 familias”, “Con estos 200$ más de 20 abuelitos tendrán sus medicinas”
Personaliza tu carta
No está mal que uses un modelo de carta de agradecimiento específico, pero trata de incluir elementos personales que hagan ver al donante que no se trata de un simple escrito genérico, o un mensaje masivo más, y que, en cambio se sienta especial. Para lograr esto, toma nota, te dejaremos algunos sencillos trucos:
- Habla siempre en primera persona y usa el “tu” para mayor cercanía.
- Siempre coloca el nombre completo del donante cuando te dirijas a él y como destinatario.
- Agrega el monto donado y la fecha en que se realizó.
- Explica lo que se logró con el aporte.
- Agrega fotos o material de apoyo
No está demás que, por ejemplo, si cuentas con material como fotos de quienes recibirán la ayuda, no dudes en agregarlas, eso moverá la fibra de muchos, además que le pondrá cara a su aporte. No olvides que, cuando involucras caras todo se vuelve más real.
De esta manera, su compromiso con la causa será mayor y es probable que desee convertirse en un donador frecuente.
Cuida la redacción y ortografía
Cuida muy bien que al escribir tu carta no cometas errores ortográficos y que la redacción sea buena para que el mensaje sea transmitido con éxito. Una mala redacción puede hacer que no se entienda la carta y que el donante ni siquiera quiera leerla.
Con el tema de la ortografía, puedes usar miles de herramientas que te permiten corregir los posibles errores que cometas. Ahora bien, con la redacción, algo sencillo que te ayudará a saber si te expresaste de la forma correcta es leer la carta en voz alta. Este ejercicio te permitirá determinar si verdaderamente la carta está a la altura de las circunstancias y realmente expresa lo que deseas.
Verifica que siempre se mantenga un tono respetuoso pero que a la vez sea amigable e informal. Si detectas algún error o falla no dudes en hacer los arreglos antes de enviar la carta.
Pues bien, estos consejos te lo hemos compartido con la única intención de ayudarte a que tengas éxito en tus campañas. Recuerda que el donante es un elemento fundamental para que logres tus objetivos.
Sin embargo, si ya iniciaste una campaña y aun no has agradecido a tus colaboradores, no te preocupes, nunca es tarde para hacerlo. Así que, no pierdas más tiempo, sigue estos consejos para que establezcas una relación fuerte y cercana con tus donantes, y prepárate para recibir muchos más aportes.
