¿Cómo debe ser convocado un Congreso, Conferencia o Simposio?

Existen ocasiones en las que actúa una variedad de motivos influyentes en algunos rasgos del formato aceptado para elaborar cierto tipo de cartas. Las que se emitan convocando un evento académico, político-social, religioso, etc., son parte de estos casos.
¿Cómo debe ser convocado un Congreso, Conferencia o Simposio?

En general, van dirigidas a colectivos, aunque algunas, dado cierto interés en el ámbito organizativo por parte del remitente, se envían a personas bien particulares en virtud del carácter singular que estas deben jugar en el evento correspondiente. Pero, en concreto, la convocatoria principal, además de fechada, membretada, numerada y sellada, guardará el saludo de rigor en la primera oración del primer párrafo; luego, como aspecto central del mensaje dedicado al desarrollo de la motivación principal del escrito, se hará alusión a la invitación que, en general, pudiera guardar la forma siguiente: “El Comité Organizador tiene el gusto y honor del convocarlos(as) a participar en el X Congreso Nacional de Docentes, Investigadores y Estudiantes de Sociología, evento que se llevará a cabo entre los días ‘x’ y ‘y’ del corriente en la sede de la Universidad de San Marcos, ubicada en Lima, capital de la República del Perú”. Allí no culmina el planteamiento central del escrito, aunque exprese lo esencial. A continuación, debe ahondarse en algunos aspectos colaterales, claves para remarcar la importancia del evento, tales como su historia y trayectoria, logros, compromisos en marcha y pendientes desde la actividad anterior, la identificación y calidad de quienes esta vez serán invitados(as) centrales, especiales o de honor en la décima versión del Congreso… En fin, vale adornar, con los mejores motivos, el argumento de la convocatoria para hacer muy atractivo el evento y, por qué no, ineludible para los(as) destinatarios(as).

            La despedida no puede omitir el deseo expreso de esperar la asistencia de todos(as) los(as) convocados(as), agregando los imprescindibles detalles de logística (alojamiento, transporte, alimento, seguridad…), las direcciones electrónicas, telefónicas y físicas necesarias para confirmar aquella asistencia, el envío de resúmenes de ponencias y del desarrollo de estas, una vez sean aprobadas por el Comité Organizador… ¿Faltó algo? Agréguelo, por favor.

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